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19th Feb 2011Posted in: Publicaciones 0
RESUMEN: La Estructura de Responsabilidades en la Ley de Contrataciones del Estado
La Estructura de Responsabilidades en la Ley de
Contrataciones del Estado – D. Leg. 1017
  
Segùn Alejandro Alvarez Pedroza
Abogado
  
La Ley Nº 26850 – Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,  tal como  lo señalaba en su Articulo 5º, abandonaba la filosofía de la responsabilidad compartida con la finalidad que ésta, sea determinada solo por aquella que es inherente al cargo; por lo tanto, los funcionarios, servidores, áreas o dependencias asumirían responsabilidades únicamente por las deficiencias o irregularidades que le son imputables por aquella actuación administrativa – premunidos del principio de veracidad – inherente a su cargo y siempre que estuviera descrita en forma clara y precisa las actividades asignadas a sus cargos, confortantes y plasmados en el Cuadro para Asignación de Personal -CAP- en el Manual de Organización y Funciones – MOF – o dispositivo equivalente emanada de la Entidad, o competencia otorgada por la Ley o su Reglamento de manera expresa.
  
En la nueva Ley de Contrataciones del Estado – D. Leg Nº 1017, señala en el artículo 6º, que cada Entidad establecerá en su Reglamento de Organización y Funciones (ROF) u otros instrumentos de organización, la estructura de responsabilidades, el cual al autor le parece conveniente la variación. Así mismo, ya no se limita la norma a la planificación sino a la programación, preparación, ejecución y supervisión de los procesos de contratación hasta su culminación. En tal sentido, la ley hace posible que las actuaciones administrativas de cada una de las fases del proceso de contratación, corresponda a la responsabilidad de determinados funcionarios, órganos o unidades o servidores públicos por el ejercicio de la competencia otorgada por la propia Ley y su Reglamento y normas conexas o por el Reglamento de Organización y Funciones o instrumentos de organización interna de la Entidad.
  
A continuación detallaremos las actuaciones administrativas en cada etapa del proceso de selección, lo cual permitirá la distinción de cada una de ellas, para poder determinar las responsabilidades en el ámbito de contratación:
  
PRIMERA FASE O ETAPA:
  
Decisión de Adquirir o Contratar de la Entidad
  
  • Determinación de Necesidades.- Cada una de las dependencias de la Entidad determinará, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas presupuestarias establecidas, señalando la programación de acuerdo a sus prioridades. Dichos requerimientos serán incluidos en el cuadro de necesidades que será remitido al órgano encargado de las contrataciones para su consolidación, valorización y posterior inclusión en el Plan Anual de Contrataciones.
La responsabilidad recae en las determinadas dependencias (“áreas usuarias”), las cuales remiten sus requerimientos, que están premunidas del principio de presunción de veracidad, de modo tal que su contenido no será materia de cuestionamiento por quien recepcione el documento de gestión, salvo aberrante irregularidad.
  
  • Definición de Características.- El área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Así mismo, el Órgano encargado de las contrataciones, con la autorización del área usuaria y, como producto del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, podrá ajustar las características de lo que se va a contratar.
Al respecto, la responsabilidad de las características son imputables al área usuaria y en su caso al Órgano Encargado de las Contrataciones, cuando ha sido autorizado expresamente por el área usuaria a realizar modificaciones de las características previamente definidos por la mencionada área.
  
  • Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado y Valor Referencial.- Sobre la base de las características técnicas definidas por el área usuaria, el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene la obligación de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar entre otros elementos del proceso de selección el Valor Referencial, el cual es fundamental para establecer el tipo de proceso de selección correspondiente y efectuar la gestión de Disponibilidad Presupuestal.
La responsabilidad le corresponde al mencionado Órgano encargado de las contrataciones, por que ellos determinan el valore referencial, de acuerdo al estudio al estudio de posibilidades que ofrece al mercado.
 
  • Disponibilidad Presupuestal.- Una vez que es determinado el valor referencial, se debe solicitar a la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces, la certificación de disponibilidad presupuestal a fin de garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario suficiente para comprometer un gasto en el año fiscal correspondiente.
La responsabilidad esta atribuida a la Oficina de Presupuesto o a quien haga sus veces; y, en el caso de ejecuciones contractuales que superen el año fiscal, será por el Jefe de la Oficina General de Administración o quien firme el documento que garantiza la programación de los recursos.
  
  • Elaboración del Plan Anual de Contrataciones (PAC).- Toda Entidad elaborará su PAC, el cual deberá prever todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirán durante el año fiscal.
No se le atribuye directamente al Órgano encargado de las Contrataciones la elaboración del PAC, pero recae en el mencionado órgano la responsabilidad por tener la función de actualizar el proyecto del PAC. 
  
SEGUNDA FASE O ETAPA:
  
  • Aprobación del Expediente de Contratación.- La Entidad llevará un Expediente de Contratación que contendrá todas las actuaciones de cada proceso de contratación.
La responsabilidad recae en el Órgano Encargado de las contrataciones, que tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial, por lo cual recaería en ello. Así mismo, recaerá la responsabilidad en el funcionario competente para la aprobación del mismo, cuando tenga en su custodia el mencionado expediente.
  
TERCERA FASE O ETAPA:
  
  • Comité Especial y elaboración y aprobación de bases.- tendrá a su cargo la elaboración de las Bases y la organización, conducción y ejecución del proceso de selección, hasta su culminación.
La responsabilidad recae en el Comité Especial. El autor expreso su disconformidad de la facultad que tiene el mencionado comité al observar las características y e valor referencial, excepto cuando se trata de la antigüedad del mencionado valor.
  
CUARTA FASE O ETAPA:
  
Proceso de Selección hasta la Buena Pro consentida.
  
QUINTA FASE O ETAPA:
  
  • Ejecución contractual, culminación del proceso de contratación y cierre del Expediente de Contratación.- El Ministerio Público o los Jueces en su caso, investigan y denuncian y abren instrucción comprendiendo en conjunto a los funcionarios públicos (sin tener en cuenta la imputabilidad por razones de competencia), para luego dentro de la investigación establecer, recién, su verdadera responsabilidad, inclusive sin el léxico de la Ley de la Materia en un tema vinculado al derecho presupuestal.
Al respecto, debe determinarse la responsabilidad de los funcionarios públicos solo por aquellas actuaciones que ejecutaron y no por todas las gestiones en distintas etapas del proceso de contratación.
  
Recomendaciones del autor:
  
  • Tiene que recuperarse la confianza en el funcionario público, y además debe capacitarse a todos los funcionarios con competencia para el control y/o la investigación de deficiencias o irregularidades en la Estructura de Responsabilidades, así como a los funcionarios que tienen la responsabilidad de establecer responsabilidades, sea éste actor de las actuaciones administrativas dentro del proceso de contratación o perteneciente a los Órganos de Control.

 

  • Respecto al expediente de contratación, el autor lo considera importante, por los documentos que lo contiene (actuaciones administrativas), por lo cual expresa, que a pesar de su importancia para los Órganos de Control, al establecer las deficiencias o irregulares cometidas dentro del proceso de selección, muy poco se conoce en función de la estructura de responsabilidades. Por el contrario, la propia Ley y su Reglamento se disputan por darle una naturaleza jurídica confusa que confunde al funcionario público y a quienes tienen en sus manos la imputación de responsabilidad.

  

  • La Guía de Auditoria de los Procesos de Contratación, intentó señalar los documentos de gestión que corresponde a cada etapa del proceso, sin embargo, en dicho intento se internó en confusiones respecto de la competencia de los funcionarios o áreas dependencias a quienes les corresponde cada actuación administrativa. El autor recomienda que esta Guía debiera simplificarse con una estructura mas acorde con la estructura de responsabilidades emanadas de la Ley y Reglamento de la materia.

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